Antecedentes
La Universidad La Salle es una instituci贸n educativa de prestigio que cuenta con una comunidad de aproximadamente 8,000 alumnos matriculados en m谩s de 40 programas de licenciatura y posgrado. La Coordinaci贸n de Promoci贸n y Admisiones es el motor de la instituci贸n, encargada de gestionar el ingreso de nuevos estudiantes y coordinar la log铆stica de eventos, ex谩menes e informes para miles de aspirantes anualmente.
El Desafio
Debido al alto volumen de prospectos y la complejidad log铆stica de los procesos de admisi贸n, el equipo de promoci贸n comenz贸 a utilizar herramientas de mensajer铆a de forma personal y emp铆rica. Esto generaba una comunicaci贸n fragmentada, donde el tono, los tiempos de respuesta y la calidad de la informaci贸n depend铆an del criterio individual de cada colaborador, dificultando la supervisi贸n y la estandarizaci贸n de la experiencia del aspirante.
La soluci贸n
La coordinaci贸n decidi贸 profesionalizar su comunicaci贸n mediante la implementaci贸n de Broadcaster Bot.
La soluci贸n permiti贸 unificar el canal de atenci贸n, desplegar plantillas (templates) masivas para anunciar ferias y ex谩menes, y configurar respuestas pre-armadas para las preguntas m谩s frecuentes. Adem谩s, se habilit贸 un sistema de supervisi贸n centralizado con reportes de m茅tricas clave, como tiempos de respuesta y niveles de atenci贸n, permitiendo auditar cada conversaci贸n de manera institucional.
Los Resultados
- Inmediatez en Confirmaciones: El tiempo para obtener confirmaciones de asistencia a eventos pas贸 de d铆as a solo minutos, optimizando la planeaci贸n log铆stica.
- Volumen de Interacci贸n: Gesti贸n eficiente de m谩s de 3,000 conversaciones mensuales con aspirantes y comunidad acad茅mica.
- Estandarizaci贸n: Unificaci贸n del tono y los mensajes clave, garantizando una experiencia coherente para los 8,000 alumnos y miles de prospectos.
- Cultura de Datos: Creaci贸n de m茅tricas de desempe帽o para establecer objetivos de servicio y sentar las bases para la futura automatizaci贸n mediante Bots de procesos repetitivos.
"Dar el salto a Broadcaster Bot mejor贸 radicalmente tanto la experiencia de nuestros aspirantes como nuestra eficiencia operativa. Ahora tenemos evidencia de cada interacci贸n y reportes claros que nos permiten fijar est谩ndares de calidad. Estamos construyendo el camino para que otras 谩reas de la Universidad incorporen esta herramienta en su operaci贸n diaria."
- Christian Guzm谩n, Coordinador de Promoci贸n y Admisiones, Universidad La Salle